Аналітика

На даний час на підписі у Президента України перебуває проект Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо вдосконалення окремих питань державної служби та електронного документообігу» за номером 2260, ухвалений Верховною Радою України ще 06 грудня 2019 року (далі – Закон №2260). У першу чергу Закон №2260 стосується питань державної служби, але в цьому матеріалі ми хотіли би сконцентруватися на іншому аспекті: нововведеннях у сфері електронного документообігу. Остаточний текст Закону №2260 буде доступний після підписання Президентом України та офіційного опублікування, тому наразі аналізуємо проект, підготовлений до другого читання.

1. У Кодексі законів про працю України з’явиться визначення письмової форми документа

Цитуємо нову норму:

«Письмовою формою документа для цілей цього Кодексу є форма документа, яка передбачає фіксацію його змісту у паперовій або електронній формі (у тому числі в автоматичному режимі). Документ, складений в електронній формі, повинен відповідати вимогам законодавства».

Загалом, перше речення нагадує положення ст. 207 Цивільного кодексу України, яка передбачає, що вчиненим у письмовій формі правочин вважається в тому числі, якщо його зміст зафіксований в електронному документі (документах). Що розуміється під фіксацією змісту «в автоматичному режимі», законодавець не пояснює. В будь-якому випадку, цей процес має супроводжуватися електронним підписом, тобто «підписанням документа», що очевидно передбачає певні неавтоматичні дії.

Яким «вимогам законодавства» має відповідати документ, складений в електронній формі? У ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначається, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги». Нагадуємо, що наразі для електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, необхідне використання кваліфікованих електронних довірчих послуг (ч. 2 ст. 17 Закону України «Про електронні довірчі послуги»). Із внесенням Законом №2260 змін до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» підходи до цього питання можуть дещо змінитися, але про це ми розповідаємо детальніше у відповідному розділі цього матеріалу.

У будь-якому випадку, найбезпечнішим з точки зору законодавства та судової практики буде використання кваліфікованого електронного підпису при оформленні електронних документів у сфері трудових відносин, паперові аналоги яких потребують власноручного підпису. Якщо у вас виникає питання щодо носія, на якому має зберігатися кваліфікований електронний підпис, про це ми розповідаємо в матеріалі «Електронний підпис на звичайній флешці: to be, or not to be».

Не слід також забувати, що для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання одразу після завершення їх виконання мають створюватися паперові примірники (п. 1 гл. 6 розд. IV Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затв. Наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року №1886/5). Тобто від папірців поки що повністю відмовитися не вдасться.

2. Вказівка на електронну форму документа додається і до Закону України «Про звернення громадян»

Така сама стаття про електронну форму, як ми процитували вище, додається і в Закон України «Про звернення громадян». Але тут цікавіше, оскільки в ст. 5 цього Закону прямо вказано, що застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається. Отже, для цього випадку маємо окреме правило, що контрастує з ч. 2 ст. 17 Закону України «Про електронні довірчі послуги», якою вимагається кваліфікований електронний підпис, як аналог власноручного.

Також Законом №2260 додається в Закон України «Про звернення громадян» наступна норма:

«Документ, складений в електронній формі (у тому числі в автоматичному режимі) з дотриманням вимог законодавства має однакову юридичну силу з документом, складеним в паперовій формі з власноручним підписом».

Як на практиці можна підписати звернення «з дотриманням вимог законодавства», але без кваліфікованого електронного підпису? Наразі в деякі державні органи можна направити простий імейл без жодного підпису та отримати відповідь у передбачені законом строки. Можемо очікувати, що далі така практика буде зберігатися, оскільки навряд чи адресати звернень будуть впроваджувати функціонал, наприклад, для підписання одноразовим ідентифікатором. Або ж адресати звернень будуть додавати у себе на сайтах функціонал для підписання звернень кваліфікованим електронним підписом, застосування якого наразі досить стрімко поширюється.

3. У Законі України «Про доступ до публічної інформації» встановлюється механізм обміну інформацією між запитувачем та розпорядником публічної інформації через засоби електронного документообігу

У Законі України «Про доступ до публічної інформації» передбачається додавання норм (1) про електронну форму, (2) однакову юридичну силу з документом із власноручним підписом та (3) про необов’язковість електронного цифрового підпису, аналогічних описаним нами вище.

Звертаємо окрему увагу, що електронний цифровий підпис не вимагається саме при надсиланні запиту на інформацію. Для розпорядника публічної інформації таке виключення не передбачене. Цікаво, що при цьому Закон №2260 дозволить за згодою запитувача надсилати запитувану інформацію на електронну пошту.

Загалом маємо сказати, що зміни до Закону України «Про доступ до публічної інформації» продиктовані часом, адже більшість державних органів уже фактично перейшла на електронний документообіг і практикує надання відповідей на запити в електронній формі. Тобто Закон №2260 мав би легалізувати той стан, який фактично існує на практиці.

Окремо варто звернути увагу, що у разі продовження строку розгляду запиту (до 20 робочих днів) розпорядник може повідомити про це на імейл (у разі зазначення його в звернені) або «з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку». Є ризик, що на практиці вам можуть просто подзвонити і сказати, що відповідь буде пізніше. Те саме стосується випадку, коли адресат звернення перенаправляє запит належному, на його думку, розпоряднику.

4. Передбачаються зміни в Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»

Законом №2260 доповнюється ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» наступною нормою:

«Електронний документ, складений з дотриманням вимог цього Закону, та з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до законодавства, має однакову юридичну силу з документом у письмовій формі з власноручним підписом».

Як ми згадували вище, зараз, до підписання Закону №2260 та набрання ним чинності, є ч. 2 ст. 17 Закону України «Про електронні довірчі послуги» наступного змісту:

«Електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, а також автентифікація в складових частинах інформаційних систем, в яких здійснюється обробка таких електронних даних та володільцями інформації в яких є органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності, повинні здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг».

Тобто наразі все, що має бути підписаним на папері, в електронній формі повинно мати кваліфікований електронний підпис (стара назва: електронний цифровий підпис (ЕЦП)). При цьому для окремих випадків законодавством допускається можливість застосування:

(1) електронного підпису одноразовим ідентифікатором (відповідно до Закону України «Про електронну комерцію»);

(2) аналога власноручного підпису (наприклад, факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів (ст. 12 Закону України «Про електронну комерцію», ч. 3 ст. 207 ЦК України);

(3) інших видів електронних підписів на договірних засадах (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Однак із набранням чинності Законом №2260 ситуація зміниться, оскільки встановиться загальне правило про рівність між будь-яким електронним підписом та документом у письмовій формі з власноручним підписом. З одного боку, таке розширення потенційно може сприяти більш м’якому відношенню судів та контролюючих органів до електронних документів. Водночас радимо бути обережними у своїх діях в цифровому просторі (та при делегуванні задач підлеглим), оскільки несподівано для вас такі дії можуть мати юридичну силу, прирівняну до документу із вашим власноручним підписом.

Звертаємо Вашу увагу на те, що наведений вище коментар не є консультацією і пропонується з інформаційною метою. В конкретних ситуаціях рекомендується отримання повної фахової консультації.

З повагою,

© WTS Consulting LLC, 2020

Прокоментувати