Аналитика

Проект закона № 2260: что изменится в сфере электронного документооборота в случае его подписания Президентом Украины

01 июня, 2020 Информационные письма

На данный момент на подписи у Президента Украины находится проект Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины касательно усовершенствования отдельных вопросов государственной службы и электронного документооборота» по номеру 2260, принятый Верховной Радой Украины еще 06 декабря 2019 года (далее – Закон № 2260). В первую очередь, Закон № 2260 касается вопросов государственной службы, но в этом материале мы хотели бы сконцентрироваться на другом аспекте: нововведениях в сфере электронного документооборота. Окончательный текст Закона № 2260 будет доступен после подписания Президентом Украины и официального опубликования, поэтому сейчас анализируем проект, подготовленный ко второму чтению.

1. В Кодексе законов о труде Украины появится определение письменной формы документа

Цитируем новою норму:

«Письменной формой документа для целей этого Кодекса является форма документа, которая предусматривает фиксацию его содержания в бумажной или электронной форме (в том числе в автоматическом режиме). Документ, составленный в электронной форме, должен соответствовать требованиям законодательства».

В общем, первая строка напоминает положение ст. 207 Гражданского Кодекса Украины, которое предусматривает, что совершенной в письменной форме сделка считается в тому числе, если ее содержание зафиксировано в электронном документе (документах). Что имеется в виду под фиксацией содержимого «в автоматическом режиме», законодатель не объясняет. В любом случае этот процесс должен сопровождаться электронной подписью, то есть «подписанием документа», что очевидно предусматривает некоторые неавтоматические действия.

Каким «требованиям законодательства» должен соответствовать документ, составленный в электронной форме? В ст. 7 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» отмечается, что оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи согласно Закону Украины «Об электронных доверительных услугах». Напоминаем, что сейчас для электронных данных, аналоги которых на бумажных носителях должны содержать собственноручную подпись согласно законодательству, необходимо использование квалифицированных электронных доверительных услуг (ч. 2 ст. 17 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах»). Со внесением Законом № 2260 изменений в Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» подходы к этому вопросу могут немного измениться, но об этом мы рассказываем детальнее в соответствующем разделе этого материала.

В любом случае, наиболее безопасным с точки зрения законодательства и судебной практики будет использование квалифицированной электронной подписи при оформлении электронных документов в сфере трудовых отношений, бумажные аналоги которых требуют собственноручной подписи. Если у Вас возникает вопрос касательно носителя, на котором должна храниться квалифицированная электронная подпись, об этом мы рассказываем в материале «Электронная подпись на обычной флешке; to be, or not to be».

Не стоит так же забывать, что для электронных документов постоянного и длительного (более 10 лет) хранения сразу после окончания их исполнения должны создаваться бумажные экземпляры (п. 1 гл. 6 разд. IV Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовке к передаче в архивное хранение, утв. Приказом Министерства юстиции Украины от 11 ноября 2014 года № 1886/5). То есть от бумажек пока что полностью отказаться не удастся.

2. Указание на электронную форму документа добавляется и в Закон Украины «Об обращениях граждан»

Такая же статья об электронной форме, как мы процитировали выше, добавляется и в Закон Украины «Об обращениях граждан». Но здесь интереснее, поскольку в ст. 5 этого Закона прямо указано, что применение электронной цифровой подписи при отправке электронного обращения не требуется. То есть, для этого случая имеем отдельное правило, которое контрастирует с ч. 2. ст. 17 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах», которой требуется квалифицированная электронная подпись, как аналог собственноручной.

Также Законом № 2260 добавляется в Закон Украины «Об обращениях граждан» следующая норма:

«Документ, составленный в электронной форме (в том числе в автоматическом режиме) с соблюдением требований законодательства имеет одинаковую юридическую силу с документом, составленным в бумажной форме с собственноручной подписью».

Как на практике можно подписать обращение «с соблюдением требований законодательства», но без квалифицированной электронной подписи? Сейчас в некоторые государственные органы можно направить простой имейл без какой-либо подписи и получить ответ в предусмотренные законом сроки. Можем ожидать, что далее такая практика будет сохраняться, поскольку вряд ли адресаты обращений будут внедрять функционал, к примеру, для подписания одноразовым идентификатором. Или же адресаты обращений будут добавлять у себя на сайтах функционал для подписания обращений квалифицированной электронной подписью, применение которого сейчас достаточно быстро распространяется.

3. В Законе Украины «О доступе к публичной информации» устанавливается механизм обмена информацией между запрашивающим и распорядителем публичной информации через средства электронного документооборота

В Законе Украины «О доступе к публичной информации» предусматривается добавление норм (1) об электронной форме (2) одинаковой юридической силе с документом с собственноручной подписью и (3) о необязательности электронной цифровой подписи, аналогичных описанным нами выше.

Обращаем отдельное внимание, что электронная цифровая подпись не требуется именно при отправке запроса на информацию. Для распорядителя публичной информации такое исключение не предусмотрено. Интересно, что при этом Закон № 2260 разрешит при согласии запрашивающего отправлять запрашиваемую информацию на электронную почту.

В общем должны сказать, что изменения в Закон Украины «О доступе к публичной информации» продиктованы временем, ведь большинство государственных органов уже фактически перешло на электронный документооборот и практикует предоставление ответов на запросы в электронной форме. То есть Закон № 2260 должен был бы легализовать то состояние, которое фактически существует на практике.

Отдельно стоит обратить внимание, что в случае продления срока рассмотрения запроса (до 20 рабочих дней) распорядитель может сообщить об этом по имейлу (в случае указания его в обращении) или «с использованием других средств телекоммуникационной связи». Существует риск, что на практике вам могут просто позвонить и сказать, что ответ будет позже. То же самое касается случая, когда адресат обращения перенаправляет запрос должному, по его мнению, распорядителю.

4. Предусматриваются изменения в Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»

Законом № 2260 дополняется ст. 8 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» следующей нормой:

«Электронный документ, составленный с соблюдением требований настоящего Закона, и с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с законодательством, имеет одинаковую юридическую силу документа в письменной форме с собственноручной подписью».

Как мы упоминали выше, сейчас, до подписания Закона № 2260 и вступления его в силу, существует ч. 2 ст. 17 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах» следующего содержания:

«Электронное взаимодействие физических и юридических лиц, требующее отправки, получения, использования и постоянного хранения с участием третьих лиц электронных данных, аналоги которых на бумажных носителях должны содержать собственноручную подпись в соответствии с законодательством, а также аутентификация в составных частях информационных систем, в которых осуществляется обработка таких электронных данных и владельцами информации в которых являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации государственной формы собственности, должны осуществляться с использованием квалифицированных электронных доверительных услуг».

То есть сейчас все, что должно быть подписанным на бумаге, в электронной форме должно иметь квалифицированную электронною подпись (старое название: электронная цифровая подпись (ЭЦП)). При этом для отдельных случаев законодательством допускается возможность применения:

(1) электронной подписи одноразовым идентификатором (согласно Закону Украины «Об электронной коммерции»);

(2) аналога собственноручной подписи (например, факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования) по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей (ст. 12 Закона Украины «Об электронной коммерции», ч. 3 ст. 207 ГК Украины);

(3) других видов электронных подписей на договорных началах (ст. 6 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»).

Однако со вступлением в силу Закона № 2260 ситуация изменится, поскольку будет установлено общее правило о равенстве между любой электронной подписью и документом в письменной форме с собственноручной подписью. С одной стороны, такое расширение потенциально может способствовать более мягкому отношению судов и контролирующих органов к электронным документам. В то же время, советуем быть осторожными в своих действиях в цифровом пространстве (и при делегировании задач подчиненным), поскольку неожиданно для вас такие действия могут иметь юридическую силу, приравненную к документу с вашей собственноручной подписью.

Обращаем Ваше внимание на то, что приведенный выше комментарий не является консультацией и предлагается в информационных целях. В конкретных ситуациях рекомендуется получение полной профессиональной консультации.