Аналітика

Уже кілька років поспіль функціонують модулі Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі – ЄСІТС). Адвокатів та юридичних осіб приватного права зобов’язано зареєструвати власні Електронні кабінети та передбачено пільгову ставку судового збору при подачі процесуальних документів в електронній формі.

Незважаючи на те що, на нашу думку, всі механізми для подачі позову та підтвердження повноважень адвоката в електронній формі, як на рівні закону, так і технічно, вже передбачені та запроваджені, на жаль, спостерігаємо поширену практику адміністративних судів перших інстанцій (наводимо приклади нижче) повертати позовні заяви через неналежне підтвердження повноважень адвоката при подачі позову в електронній формі. Така практика судів перших інстанцій явно не сприяє використанню адвокатами запроваджених у ЄСІТС засобів, принаймні у податкових спорах.

Адже якщо говорити про податкові спори, то строки подачі позову тут досить стислі, з тим щоб визначені платникам податків податкові зобов’язання залишались неузгодженими. Будь-яке повернення позову, навіть якщо потім відповідну ухвалу про повернення позову можна буде оскаржити чи, наприклад, подати позов вдруге вже у паперовій формі, матиме наслідком відображення у картці платника податку, яка ведеться податковими органами, податкового боргу із відповідними наслідками для платника.

Тому ми все ще вагаємось – чи можна подати до адміністративного суду позов до податкових органів про скасування податкових повідомлень-рішень в електронній формі через Електронний кабінет в підсистемі «Електронний суд» та як правильно підтвердити повноваження адвоката виключно в електронній формі (у цьому матеріалі не розглядаємо скан паперового ордера) з цієї метою?

Щодо поточної судової практики адміністративних судів перших інстанцій

Наявна станом на кінець 2025 – початок 2026 року практика адміністративних судів, принаймні тих, до яких ми найчастіше подаємо позови, свідчить про поширені повернення позовних заяв, поданих через систему «Електронний суд» із посиланням на те, що в ордері, доданому до позову, не міститься власноручний підпис адвоката.

Наприклад, у справі № 320/4209/26 Київський окружний адміністративний суд 26.01.2026 ухвалив повернути позовну заяву позивачеві з наступних підстав:

«До Черкаського окружного адміністративного суду через підсистему «Електронний суд» звернулася ОСОБА_1 з позовом до Військової частини НОМЕР_1 про зобов`язання вчинити певні дії.

Ухвалою Черкаського окружного адміністративного суду від 10.12.2025 адміністративну справі №580/13336/25 передано на розгляд до Київського окружного адміністративного суду.

…

Як встановлено судом, позовну заяву підписано та подано адвокатом Савченком Павлом Дмитровичем.

На підтвердження повноважень до позовної заяви адвокатом додано ордер на надання правничої допомоги серії АІ №1912249 на надання правової допомоги позивачеві.

Втім, зі змісту ордеру слідує, що він не містить власноручного підпису адвоката Савченка Павла Дмитровича у графі Адвокат, що свідчить про відсутність у нього обов`язкових реквізитів, визначених Положенням, та виключає, в цьому випадку, можливість посилання на ордер як на документ, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги.

Суд зазначає, що поданий представником позивача ордер не є сформованим електронним ордером через модуль у підсистемі Електронний суд у встановленій адміністратором формі, а є додатком до позовної заяви, а тому має містити обов`язкові реквізити, визначені Положенням.

Суд зауважує, що ордер, згенерований через Особистий кабінет адвоката на офіційному веб-сайті Національної асоціації адвокатів України, має містити обов`язкові реквізити, визначені Положенням. У випадку автоматичного не заповнення при генерації деяких реквізитів, такі заповнюються адвокатом самостійно.

Накладення адвокатом електронного цифрового підпису на копію ордера не свідчить про дотримання вимог щодо його змісту, в розумінні Положення, а лише засвідчує правовий статус електронної копії документа.

Поданий представником позивача ордер сформований в особистому кабінеті адвоката. Водночас в особистому кабінеті генерується лише бланк ордера, затвердженої типової форми, однак графа Адвокат заповнюється самостійно шляхом накладення власноручного підпису, та зазначається дата видачі ордеру.

З огляду на те, що в ордері відсутній такий обов`язковий реквізит, як підпис адвоката, який видав ордер, та беручи до уваги наведені вище норми, суд дійшов висновку, що наданий представником позивача документ не може вважатися юридично значимим документом для цілей підтвердження повноважень адвоката на представництво інтересів позивача у суді, зокрема, і повноважень на підписання позовної заяви від його імені».

Аналогічне обґрунтування повернення позову знаходимо і в інших ухвалах Київського окружного адміністративного суду: від 04.02.2026 у справі № 320/4820/26, від 30.01.2026 у справі № 320/4191/26, від 28.01.2026 у справі № 320/3523/26, від 19.01.2026 у справі № 320/1993/26, від 24.12.2025 у справі № 320/53192/25, від 15.12.2025 у справі № 320/61330/25.

Окрім відсутності власноручного підпису на ордері, поданому із позовом через Електронний суд, є практика повернення позовних заяв, якщо в ордері не вказано посвідчення адвоката, ким та коли його видано (ухвала від 12.02.2026 у справі № 320/5895/26, ухвала від 29.01.2026 у справі № 320/4209/26, ухвала від 16.12.2025 у справі № 320/54596/25, і таких ухвал у цьому суді чимало). Якщо говорити про ордер в електронній формі, то таку вимогу взагалі неможливо виконати в електронному вигляді (теоретично це можливо лише оформлюючи паперовий ордер) через відсутність відповідних граф у формі ордера.

Повертаючи позовні заяви, суди зазвичай посилаються на позицію Верховного Суду у постановах: від 15.03.2024 у справі № 380/16075/22, від 29.02.2024 у справі № 466/76/22 від 07.12.2023 у справі № 466/862/22, від 07.02.2023 у справі № 466/487/22, від 22.12.2022 у справі № 450/569/22, де досліджувалось подання до суду копії ордера через систему «Електронний суд» без графічного проставлення підпису в графі ордеру «Адвокат».

Втім, слід відзначити, що така позиція формувалась Верховним Судом щодо вимог, встановлених Положенням про ордер на надання правничої допомоги (далі – Положення про ордер) до внесення змін відповідно до рішення Ради адвокатів України № 36 від 08.06.2024 та наступних рішень Ради адвокатів.

До того ж наразі вже сформована позиція Верховного Суду з урахуванням таких змін у Положенні про ордер.

Наприклад, Постанова Касаційного адміністративного суду від 19.11.2025 у справі № 466/964/25 містить наступні висновки:

«20. Як убачається з матеріалів справи, апеляційну скаргу подано до Восьмого апеляційного адміністративного суду через систему «Електронний суд» адвокатом Качмаром Іваном Остаповичем, яка скріплена електронним підписом.

До апеляційної скарги автор додав сканкопію ордеру серії ВС № 1383335 від 11 липня 2025 року без накладення представником окремого власноручного («фізичного») підпису.

…

33. Як висновується зі змісту оскаржуваної ухвали про повернення апеляційної скарги, суд апеляційної інстанції застосував, зокрема, Положення про ордер на надання правничої (правової) допомоги у новій редакції, затверджене рішенням Ради адвокатів України від 12 квітня 2019 року № 41, яке встановлює вимоги до оформлення ордеру для підтвердження повноважень на надання правової допомоги.

…

36. Так, рішенням Ради адвокатів України від 08 червня 2024 року № 36 «Про внесення змін до Положення про ордер на надання правничої допомоги та до рішення РАУ № 162 від 04 серпня 2017 року» внесено зміни до Положення про ордер на надання правничої допомоги, затвердженого рішенням Ради адвокатів України від 12 квітня 2019 року № 41.

…

40. У справі ж, що розглядається, суд апеляційної інстанції, постановляючи ухвалу про повернення апеляційної скарги, не врахував, що апеляційна скарга подана адвокатом Качмаром Іваном Остаповичем в інтересах ОСОБА_1 через підсистему «Електронний суд» 11 липня 2025 року, тобто після внесення змін до Положення про ордер на надання правничої допомоги та до рішення Ради адвокатів України від 04 серпня 2017 року №162 рішенням Ради адвокатів України від 08 червня 2024 року № 36, а тому накладення адвокатом окремого власноручного (фізичного) підпису на ордер за умови, що він доданий до документа, що посвідчений електронним підписом, ордер підписаний (засвідчений) електронним підписом, не вимагалося».

Аналогічно Постанова Касаційного адміністративного суду від 22.01.2026 у справі № 380/13481/24 містить наступні висновки:

«Апеляційний суд керувався тим, що апеляційну скаргу подано через систему «Електронний суд» адвокатом Зозулею Ю.М. та завантажено pdf файл «Ордер» на надання правничої (правової) допомоги ОСОБА_1 , який згенерований через веб-сайт Національної асоціації адвокатів України, однак у графі «Адвокат» підпис адвоката, який надає правничу (правову) допомогу на підставі цього ордера, відсутній.

…

Верховний Суд неодноразово вказував, що ордер на надання правничої (правової) допомоги, виданий відповідно до Закону № 5076-VI, що подається до суду в електронній формі через підсистему «Електронний суд», вважається належним чином оформленим та підтверджує повноваження адвоката на представництво інтересів особи в суді, якщо такий ордер підписаний (засвідчений) кваліфікованим електронним підписом (далі – КЕП) адвоката, який ідентифікує його особу, а відповідність ордера типовій формі, затвердженій Радою адвокатів України, та наявність у ньому всіх обов`язкових реквізитів може бути перевірена судом за допомогою загальнодоступних засобів, зокрема через офіційний веб-сайт Національної асоціації адвокатів України (постанови від 29 січня 2025 року у справі №300/7062/23, від 14 березня 2025 року у справі № 343/1061/24, від 20 червня 2025 року у справі №320/15150/24, від 28 липня 2025 року у справі № 320/1194/24 та інші).

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (частина четверта статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги»).

…

Як свідчать матеріали справи, звертаючись до суду, адвокат Зозуля Ю.М. засвідчив власним цифровим підписом апеляційну скаргу, серед додатків до якої, зокрема, був доданий ордер на надання правничої (правової) допомоги.

Таким чином, доданий до апеляційної скарги, скріпленої електронним цифровим підписом із застосуванням підсистеми «Електронний суд», ордер уважається підписаним та підтверджує повноваження адвоката Зозулі Ю.М., як представника ОСОБА_1 .

Аналогічний правовий підхід викладений у постанові Верховного Суду від 10 листопада 2025 року у справі № 466/8363/24».

Однак практика адміністративних судів першої ланки все ще інша, і повернення позовів за відсутності власноручного підпису на ордері відбувається не лише у Київському адміністративному суді, а й в Одеському окружному адміністративному суді (див., зокрема, ухвали: від 29.12.2025 у справі № 420/42378/25, від 23.12.2025 у справі № 420/23508/25, від 22.12.2025 у справі № 420/40653/25) та Львівському окружному адміністративному суді (ухвала від 16.10.2025 у справі № 380/20456/25, ухвала від 13.10.2025 у справі № 380/20396/25).

Щоправда, є і прогресивна ухвала Львівського окружного адміністративного суду від 09.12.2025 у справі № 380/22385/25, де суддя відмовив у задоволенні клопотання представника Відповідача про залишення позову без розгляду. Клопотання Відповідача було вмотивоване тим, що адвокатом, представником Позивача, був поданий ордер, який не містить підпис адвоката (власноручний або електронний). Суд щодо цього зазначив наступне:

«Як встановив суд, позовну заяву ОСОБА_1 до Дрогобицької районної державної адміністрації Львівської області (Дрогобицької районної військової адміністрації) про визнання протиправним та скасування рішення, визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії подано через підсистему «Електронний суд» і скріплено електронним підписом адвоката, а до неї додано копію ордера, такий ордер вважається підписаним адвокатом».

Відзначимо, що ухвали про повернення позову, обґрунтовані відсутністю підпису в ордері адвоката – представника, успішно оскаржуються у судах апеляційної інстанції.

Наприклад, Постанова Шостого апеляційного адміністративного суду від 17.12.2025 у справі № 620/7158/25, в якій зазначено наступне:

«Тож, на переконання колегії суддів, ордер вважається таким, що містить підпис адвоката за умови, що: він містить власноручний («фізичний») підпис, він підписаний електронним підписом, він є додатком до документа, який підписано електронним підписом у випадку, якщо ордер додано до документа, що посвідчений електронним підписом, додаткового накладення окремого власноручного («фізичного») чи електронного підпису на ордер не вимагається».

Щодо необхідності зазначення посвідчення адвоката Шостий апеляційний адміністративний суд у Постанові від 26.11.2025 у справі № 320/40248/25 зазначив наступне:

«… повертаючи позовну заяву, суд першої інстанції покликається на те, що вказаний ордер не містить обов`язкових реквізитів, передбачених Положенням, а саме: інформацію про номер посвідчення адвоката України, а також ким та коли воно видане, що вказує на його дефектність та виключає, в даному випадку, можливість посилання на ордер як на документ, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги.

Разом з тим, колегія суддів звертає увагу на те, що, покликаючись на необхідність застосування положень рішення Ради адвокатів України №98 від 20 вересня 2019 року «Про затвердження роз`яснення щодо заповнення обов`язкових реквізитів ордеру на надання правової допомоги», судом першої інстанції не враховано зміни, внесені рішенням Ради адвокатів України № 66 від 07.06.2025.

Так, вищезазначеним рішенням, внесено зміни до Положення про ордер на надання правничої допомоги, затвердженого в новій редакції рішенням Ради адвокатів України від 12 квітня 2019 року № 41 із змінами (далі – Положення про ордер на надання правничої допомоги), а саме у підпункті 12.5. слова «номер посвідчення адвоката України, ким та коли воно видане» виключити.

Як вбачається із матеріалів справи, ордер адвоката Андрусяка Василя Павловича було сформовано 08.08.2025, тобто після набрання чинності рішенням № 66, а відтак застосування попередніх вимог до змісту ордера є безпідставним».

Восьмий апеляційний адміністративний суд у Постанові від 29.01.2026 у справі № 260/7976/24 зазначив щодо необхідності особистого підпису адвоката на ордері наступне:

«Суд встановив, що позовна заява адвоката Джанелідзе О.А. в інтересах ОСОБА_1 була подана через систему Електронний суд та скріплена електронним підписом.

Отже, за умови підписання електронним підписом позовної заяви, додатком до якої є копія ордеру, помилковим є висновок суду першої інстанції про те, що копія ордеру вважається не підписаною».

Втім, незважаючи на можливість оскаржити ухвалу про повернення позовної заяви, винесену із посиланням на відсутність підпису на ордері, такі додаткові кроки не лише призводять до узгодження податкових зобов’язань (якщо йдеться про податковий спір), а й значно затягують процес, що призводить до необґрунтованого порушення як прав адвоката, так і особи, яку він представляє.

Така практика явно суперечить і завданню адміністративного судочинства, визначеному у ч. 1 ст. 2 Кодексу адміністративного судочинства України (далі – КАСУ) – «справедливе, неупереджене та своєчасне вирішення судом спорів у сфері публічно-правових відносин …», та потребує змін.

То ж як правильно підписати ордер в електронній формі, якщо вже виникла нагальна необхідність оформити ордер та подати позов саме в електронному вигляді?

Оформлення ордера в електронній формі

Відповідно до ч. 2 ст. 26 ЗУ «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» ордер – письмовий документ, що у випадках, встановлених цим Законом та іншими законами України, посвідчує повноваження адвоката на надання правничої допомоги. Ордер видається адвокатом, адвокатським бюро або адвокатським об’єднанням та повинен містити підпис адвоката. Рада адвокатів України затверджує типову форму ордера.

Цей Закон не визначає конкретно, в якій формі може оформлюватись ордер, а лише вказує на те, що він повинен містити підпис адвоката, та відсилає до форми, затвердженої Радою адвокатів України.

Положення про ордер у редакції до 08.06.2024 відтворювало вказане вище визначення «ордера» як письмового документа та не містило жодних згадок про те, що він може бути в електронній формі або може підписуватись електронним підписом.

Однак у редакціях Положення про ордер після вказаної дати вже чітко визначено, що:

«2. Ордер на надання правничої допомоги є письмовий документ (в паперовій або електронній формі), що посвідчує повноваження адвоката на надання правничої допомоги у випадках і порядку, встановлених Законом України від 05.07.2012 № 5076-VI «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» та іншими законами України. Електронна копія електронного ордера на надання правничої допомоги виготовляється в порядку встановленому для оригіналу ордеру на надання правничої допомоги в електронній формі (здійснюється візуальне подання електронного документа в електронній формі з накладенням електронного підпису), у т.ч. не потребує проставляння слів «Згідно з оригіналом»).

…

12. Ордер містить наступні реквізити:

…

12.10. Підпис адвоката (власноручний або електронний) який видав ордер, у разі здійснення ним індивідуальної діяльності (у графі «Адвокат»);

12.11. Підпис адвоката (власноручний або електронний) який надає правничу допомогу, якщо ордер, виданий адвокатським бюро, адвокатським об’єднанням (у графі «Адвокат»);

12.12. Підпис (власноручний або електронний) керівника адвокатського бюро/адвокатського об’єднання, відтиск печатки адвокатського бюро/адвокатського об’єднання (за наявності) у випадку, якщо ордер видається адвокатським бюро/адвокатським об’єднанням. Під час дії воєнного стану на території України, реквізити, передбачені цим підпунктом можуть оформлятись у відповідності до п. 10 цього Положення;

12.15. Ордер вважається підписаним адвокатом (керівником адвокатського бюро/адвокатського об’єднання), якщо у графі «Адвокат» міститься або власноручний (фізичний) підпис; або ордер засвідчено електронним підписом; або електронним підписом засвідчено документ, додатком до якого є ордер».

Рішенням Ради адвокатів України від 07.06.2025 № 66 та від 17.10.2025 № 103 «Про внесення змін до Положення про ордер на надання правничої допомоги» із обов’язкових реквізитів ордера було виключено «номер посвідчення» і вимогу щодо самостійного заповнення адвокатом цього реквізиту, що певний час можна було зробити лише вручну на ордері у паперовій формі.

Отже, враховуючи поточну редакцію Положення про ордер, не вбачається жодних перепон для його оформлення в електронній формі.

Втім, слід звернути увагу на те, що Положення про ордер, хоч і дозволяє таке оформлення та підписання ордера електронним підписом, не конкретизує, яким саме електронним підписом має бути підписаний такий ордер.

Тому звертаємось у цьому питанні до законодавства, яким врегулювано питання використання електронних цифрових підписів та електронного документообігу. Крім того, враховуємо норми КАСУ, якими врегульовано подання процесуальних документів в електронній формі та підтвердження повноважень адвоката в адміністративному процесі.

Підпис на електронному ордері

Відповідно до ст. 59 КАСУ:

«4. Повноваження адвоката як представника підтверджуються одним з таких документів:

1) довіреністю;

2) ордером, виданим відповідно до Закону України “Про адвокатуру та адвокатську діяльність”;

3) дорученням органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правничої допомоги, виданим відповідно до Закону України “Про безоплатну правничу допомогу”.

…

7. У разі подання представником заяви по суті справи в електронній формі він може додати до неї довіреність або ордер в електронній формі, на які накладено кваліфікований електронний підпис відповідно до вимог закону та Положення про Єдину судову інформаційно-комунікаційну систему та/або положень, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів)».

Отже, для цілей КАСУ ордер має бути підписаний кваліфікованим електронним підписом (далі – КЕП).

При цьому такий підпис має бути накладено «відповідно до вимог закону та Положення про Єдину судову інформаційно-комунікаційну систему та/або положень, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів)».

Щодо «вимог закону», то, вірогідно, тут мається на увазі законодавство про електронні документи. Зокрема, відповідно до ст. 6 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»:

«Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа».

Тобто створення ордера як електронного документа передбачає накладення підпису на ордер як на окремий документ.

ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» визначено, що саме вважається КЕП (зупиняємось на цьому нижче).

Що ж до «Положення про Єдину судову інформаційно-комунікаційну систему та/або положень, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів)», то відповідно до п. 27 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, затвердженого Рішенням Вищої ради правосуддя 17.08.2021 № 1845/0/15-21, в редакції від 13.01.2026:

«До створених в Електронному суді документів користувачі можуть додавати інші файли (зображення, відеофайли тощо). Відповідні додані файли (додатки) підписуються кваліфікованим електронним підписом користувачів разом зі створеними в Електронному суді документами, до яких вони додаються».

Як розуміємо, це положення було враховано у Положенні про ордер, яке дозволяє підписання ордера шляхом підпису документа, до якого був доданий ордер.

Втім, з точки зору вимог ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» вважаємо правильним підхід, за якого ордер в електронній формі, як окремий електронний документ, підписується окремо від процесуального документа (хоча й підписання разом із процесуальним документом не виключено, із урахуванням Положення про ордер та наявної судової практики). Ба більше, саме такий підхід забезпечить перевірку ордера та підпису адвоката на ньому як на окремому електронному документі.

Щодо цього також доречно звернути увагу на ст. 12 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»:

«Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом підтвердження удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису чи печатки, а в разі накладання на електронний документ електронного підпису чи печатки іншого виду – із застосуванням інших засобів і методів захисту інформації з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації».

Отже, враховуючи вимоги ст. 59 КАСУ та ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» вважаємо, що ордер має бути підписаний КЕП як окремий документ і в такому вигляді додаватись до позову.

Також слід звернути увагу на те, що у модулі «Електронний кабінет» є можливість сформувати ордер. Але відповідно до п. 30 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи такий ордер створюється виключно для отримання доступу до справи чи представлення інтересів фізичних та юридичних осіб, які не мають зареєстрованих Електронних кабінетів. Такий ордер не є ордером у розумінні Положення про ордер та виконує виключно технічну функцію. Це також підтверджується судовою практикою.

Зокрема, в Ухвалі Верховного Суду у складі колегії суддів Третьої судової палати Касаційного цивільного суду від 23.05.2024 у справі № 727/5956/23 зазначено наступне:

«26. Електронний ордер у підсистемі «Електронний суд» формується на підставі паперового ордера, а отже, має відповідати йому щодо обсягу повноважень адвоката на представництво інтересів довіреної особи (учасника справи) у межах відповідної судової справи. Так, обов`язковим полем, яке заповнюється адвокатом під час створення електронного ордера через підсистему «Електронний суд», є зазначення ордера, на підставі якого видається електронний ордер. Тож об`єм повноважень представника, у тому числі орган, у якому надається правова допомога, визначаються безпосередньо у паперовому ордері, та електронний ордер, сформований у підсистемі «Електронний суд», має відповідати такому складеному паперовому ордеру.

27. Зазначення у електронному ордері, сформованому через підсистему «Електронний суд», що він виданий на підставі іншого ордера, переконливо доводить, що такий електронний ордер не є самодостатньою підставою для виникнення у адвоката повноважень на представництво інтересів особи, якій надається правова допомога. Первісно повноваження у певних обсязі та межах виникають у представника на підставі паперового ордера, якому безумовно має відповідати й електронний ордер, сформований у підсистемі «Електронний суд», на підставі якого адвокат може представляти інтереси учасника справи у підсистемі «Електронний суд». Та обставина, що у електронному ордері, сформованому у підсистемі «Електронний суд», зазначається про представництво інтересів довіреної особи у судах, не спростовує наведених висновків Верховного Суду, адже електронний ордер, сформований у підсистемі «Електронний суд», формується із застосуванням вбудованого текстового генератора без можливості довільного формування тексту ордера, а шляхом заповнення форм, передбачених Інструкцією».

Отже, як саме має виглядати кваліфікований електронний підпис, яким адвокат підписує ордер, тобто КЕП адвоката?

Засіб кваліфікованого електронного підпису

Відповідно до ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»:

«20) засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки – засіб електронного підпису чи печатки, що відповідає вимогам, встановленим частинами першою – четвертою статті 19 цього Закону;

…

27) кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;

…

59) удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису;».

Враховуючи наведені визначення, відмінність між КЕП та УЕП полягає у тому, що КЕП створюється за допомогою спеціальних засобів кваліфікованого електронного підпису: які видаються виключно кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, мають забезпечувати надійний рівень конфіденційності особистих ключів під час їх генерації, зберігання та створення КЕП, можливість надійного захисту підписувачем особистого ключа від використання іншими особами тощо.

Зокрема, нам відомі такі підписи на спеціальних носіях, токенах, а також за допомогою застосунку Дія.

Відповідно до ст. 18 ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» КЕП прирівняний до власноручного підпису.

До речі, тут слід зауважити, що незважаючи на аналогічну вимогу для суддів щодо використання КЕП при підписанні судових рішень, часто все ще отримуємо судові рішення, підписані УЕП, що суперечить ч. 10 ст. 243 КАСУ, Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженому Рішенням Вищої ради правосуддя від 25.06.2024.

Додатково зазначимо, що Постановою Кабінету Міністрів України від 24.05.2022 № 617 обов’язкове використання КЕП на захищеному носії в Україні відтермінували на період дії воєнного стану та протягом 6 місяців із дня його припинення.

Однак вищезазначена Постанова втратила чинність на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 26.01.2024 № 88 «Про внесення змін до пункту 6 Положення про Єдиний державний вебпортал електронних послуг та визнання такими, що втратили чинність, деяких постанов Кабінету Міністрів України», яка з 01.02.2024 відновила дію загальних вимог щодо обов’язкового використання КЕП у сферах, визначених законодавством.

Дані кваліфікованого сертифіката електронного підпису

Як УЕП, так і КЕП базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (відкритого ключа), на підставі якого відбувається перевірка електронного підпису та відображення ідентифікаційних даних підписанта при перевірці підпису.

Ч. 2 ст. 23 ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» визначає перелік обов’язкових вимог до кваліфікованих сертифікатів електронного підпису (відкритих ключів): «2. Кваліфіковані сертифікати відкритих ключів обов’язково повинні містити:…».

Серед таких вимог у п. 4 вказано: «ідентифікаційні дані, які однозначно визначають користувача електронних довірчих послуг, у тому числі обов’язково:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) чи псевдонім (із зазначенням про використання особою псевдоніма) підписувача та унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі або реєстраційний номер облікової картки платника податків, або серію (за наявності) та номер паспорта громадянина України …, або номер паспортного документа іноземця чи особи без громадянства».

Підписувач визначений розглядуваним Законом як «фізична особа, яка створює електронний підпис».

Якихось інших даних серед тих, що вказані як обов’язкові та які б визначали спеціальний статус підписувача – фізичної особи (наприклад, як адвоката чи ФОП, в тому числі, наприклад, і як представника юридичної особи (або директора), у переліку, що міститься у ч. 2 ст. 23 Закону, не наведено.

При цьому ч. 4 передбачає лише, що кваліфікований сертифікат може містити відомості про обмеження використання КЕП, а ч. 5 передбачає можливість зазначати у сертифікатах інші необов’язкові додаткові спеціальні атрибути, визначені у стандартах для кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів. Втім, передбачено і те, що «Такі атрибути не повинні впливати на інтероперабельність і визнання кваліфікованих електронних підписів чи печаток».

Тож виглядає так, що у сертифікаті електронного підпису обов’язково має бути лише ПІБ та реєстраційний номер облікової картки підписанта – фізичної особи (або серія номер паспорту, або унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі). Все інше – необов’язкове і не впливає на визнання електронного підпису.

Однак на практиці кваліфіковані сертифікати електронних підписів не обмежують такими даними.

Наприклад, якщо фізична особа – підписант діє як уповноважений представник юридичної особи, то у кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, окрім обов’язкових ПІБ та номеру його облікової картки платника податків, додатково знайдемо і назву юридичної особи, і її реєстраційний номер. Хоча й у такому випадку, якщо виходити із обов’язкових вимог до сертифікатів у ст. 23 ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», у сертифікаті достатньо лише ПІБ підписувача та номер його облікової картки.

Що ж до найменування юридичної особи та її реєстраційного номера, то виходячи із ч. 2 ст. 23 вказаного Закону – це обов’язкова вимога для сертифіката електронної печатки юридичної особи – створювача печатки або сертифіката електронної автентифікації вебсайту, але аж ніяк не для електронного підпису.

Виходячи із доступних роз’яснень, зокрема на сайті Центрального засвідчувального органу (далі – ЦЗО), розуміємо, що такий підхід до розширеного переліку даних, які наводяться у сертифікатах відкритих ключів, що видаються фізичним особам – представникам юридичних осіб, пов’язаний із проведенням ідентифікації осіб при формуванні сертифікатів відкритих ключів відповідно до ст. 22 ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Можливість зазначення у сертифікаті електронного ключа розширеного переліку даних прослідковується і з Порядку проведення перевірки цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи чи фізичної особи – підприємця під час надання електронних довірчих послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.06.2024 № 764.

Тут, мабуть, також слід враховувати, що ст. 6 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» передбачає, що «Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис», а «автором» за цим законом можуть бути фізичні і юридичні особи. Тому й дані сертифіката мають відображати такі особливості.

Втім, розширений перелік даних у кваліфікованому сертифікаті електронного підпису все ж зазначається як додаткові атрибути відповідно до ДСТУ ETSI EN 319 412-2:2021 (ETSI EN 319 412-2 V2.2.1 (2020-07), IDT) «Електронні підписи та інфраструктури. (ESI). Профілі сертифікатів. Частина 2. Профілі сертифікатів, виданих фізичним особам», із дотриманням якого здійснюється формування сертифікатів відкритих ключів відповідно до п. 5 Вимог до надавачів послуг електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 28.06.2024 № 764.

Тексту такого стандарту у відкритому доступі немає, але на нього робиться посилання у роз’ясненні на сайті ЦЗО щодо КЕП фізичної особи – представника нерезидента:

«Так, якщо суб’єкт – фізична особа пов’язаний з організацією, атрибути такого суб’єкта можуть також ідентифікувати таку організацію, використовуючи такі атрибути як **organizationName** та **organizationIdentifier** (пункт 4.2.4 розділу ДСТУ ETSI EN 319 412-2:2021 (ETSI EN 319 412-2 V2.2.1 (2020-07), IDT) “Електронні підписи та інфраструктури. (ESI). Профілі сертифікатів».

Для повноти викладення слід також відзначити, що розширені вимоги щодо даних, які мають міститись у сертифікатах електронних ключів, передбачені і для державних службовців:

«кваліфікований сертифікат відкритого ключа підписувача – представника державної установи – кваліфікований сертифікат відкритого ключа, в якому додатково до ідентифікаційних даних фізичної особи, яка є працівником державної установи, зазначаються ідентифікаційні дані відповідної державної установи (найменування та ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України)» (див. Постанову КМУ від 1 серпня 2023 р. N 798 «Про затвердження Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності»).

А, наприклад, Правила заповнення реєстраційних полів у реєстрі підписувачів Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг Державної податкової служби України, затверджені Наказом Державної податкової служби України 21.12.2022 № 930, при заповненні реєстраційних полів для отримання кваліфікованого сертифікату для фізичних осіб передбачають «як виняток для приватних нотаріусів», що у поле «Посада (функціональне призначення)» вноситься запис «приватний нотаріус, свідоцтво N ХХХХ», де «ХХХХ» – серія та/або номер свідоцтва.

Хоча додаткові реквізити для сертифікатів державних службовців (та, найімовірніше, для нотаріусів) затверджені окремо нормативними актами відповідно до ч. ч. 3, 4 ст. 17 ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», додатково до практики оформлення сертифікатів для фізичних осіб – представників юридичних осіб, наявність особливостей для певних категорій осіб свідчить про те, що лише обов’язкових даних, передбачених ч. 2 ст. 22 ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», не завжди достатньо, щоб однозначно ідентифікувати особу підписанта та автора документа. А окремі вимоги ще й можуть встановлюватись правилами електронного документообігу, що застосовуються для тих чи інших випадків.

Повертаючись до КЕП адвоката, відзначимо, що якихось особливостей щодо сертифікатів відкритих ключів адвокатів прямо законодавством не встановлено. Але чи достатньо все ж буде лише обов’язкових реквізитів (ПІБ та, наприклад, реєстраційного номеру облікової картки платника податків) у сертифікаті електронного підпису, яким буде підписаний ордер адвоката як окремий електронний документ?

Виходячи з реквізитів ордера та даних, що відкриваються при скануванні QR-коду на ньому, реєстраційний номер облікової картки платника податків (або паспорта, або номеру запису в Єдиному державному демографічному реєстрі), за яким би можна було ідентифікувати підписувача – адвоката, відсутній. Виходить, перевірка підпису на ордері може здійснюватися лише за співвідношенням ПІБ підписанта та ПІБ адвоката на ордері.

Чи достатньо цього – питання відкрите. Наприклад, по пошуку адвокатів у Єдиному реєстрі адвокатів за одними з найпоширеніших в Україні прізвищ (Бойко, Бондаренко) можна знайти принаймні кілька адвокатів з однаковими не лише прізвищами, а й іменами та по батькові. А отже, їх ідентифікація саме як конкретних адвокатів, які підписали ордер, радше має здійснюватися за реквізитами свідоцтва про право на зайняття адвокатською діяльністю.

До речі, і для цілей Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи ідентифікаційні дані адвоката, на відміну від фізичної особи, фізичної особи – підприємця, – не номер облікової картки платника податків, а номер свідоцтва:

«5.5) ідентифікаційні дані особи – для юридичних осіб: ідентифікаційний код юридичної особи (для юридичних осіб, зареєстрованих за законодавством України, – код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України); для фізичних осіб – підприємців: реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП), для адвокатів – номер та дата видачі свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю; для фізичних осіб: унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (далі – УНЗР), реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) або номер і серія паспорта. Для фізичних осіб – громадян України номер і серія паспорта є ідентифікаційними даними виключно за відсутності у такої фізичної особи РНОКПП або УНЗР».

Хоча безпосередньо для цілей реєстрації Електронного кабінету якихось особливостей для адвокатів взагалі-то не передбачено – реєстрація здійснюється з використанням КЕП фізичної особи (тобто сертифікат буде містити виключно ПІБ та, наприклад, номер облікової картки платника податків). На відміну від юридичних осіб, для реєстрації Електронного кабінету яких прямо передбачено наявність сертифікату КЕП керівника із ідентифікаційними даними як юридичної, так і посадової особи. Для підписання документів в системі «Електронний суд» передбачено використання КЕП користувача.

Наразі нам не відома судова практика, де б перевірялись КЕП адвокатів за вказаними у кваліфікованих сертифікатах електронних підписів параметрами та була б висловлена чітка позиція щодо достатності (чи недостатності) лише обов’язкових за законом реквізитів у сертифікаті електронного підпису (ПІБ та облікової картки платника податків фізичної особи адвоката чи інших із переліку), яким підписаний ордер. Але не виключено, що це може бути питання часу, враховуючи поширену практику повернень позовів, поданих адвокатом в електронній формі.

Тому за обережного підходу, принаймні для підписання ордерів в електронному вигляді, доцільно все ж таки зазначати у кваліфікованих сертифікатах електронних підписів адвокатів додаткові атрибути «адвокат», «свідоцтво», тим паче що надавачі довірчих послуг забезпечують таку опцію.

Звертаємо Вашу увагу на те, що наведений вище коментар не є консультацією і пропонується з інформаційною метою. В конкретних ситуаціях рекомендується отримання повної фахової консультації.

З повагою,

© WTS Consulting LLC, 2026