Аналітика

Первинні документи можуть підписуватися факсиміле чи іншим аналогом власноручного підпису

18 Листопада, 2015 Інформаційні листи

Законом України «Про електронну комерцію», який набрав чинності 30 вересня 2015 року, було, серед іншого, внесено зміни до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо можливості використання аналога власноручного підпису. Відтепер первинні та зведені облікові документи можуть підписуватися не тільки особистим підписом, але і шляхом проставлення «аналога власноручного підпису [факсиміле]¹ або підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис» [електронний цифровий підпис]².

Тобто з набранням чинності Законом «Про електронну комерцію» первинні документи можуть також підписуватися факсиміле чи іншим аналогом механічного або іншого копіювання власноручного підпису особи, яка бере участь у здійсненні господарської операції.

Нагадаємо, що можливість проставлення факсиміле на первинних документах довгий час не регулювалася на законодавчому рівні. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачав, що на первинних документах обов’язково повинен був міститися особистий підпис особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

З урахуванням п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88 та ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України, використання факсиміле на первинних документах допускалося виключно, якщо сторони³:

прямо погодили можливість проставлення факсиміле чи іншого аналога власноручного підпису у письмовій формі (у договорі чи додатковій угоді) та
затвердили зразки аналогів власноручних підписів.

Однак наразі, з внесенням змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», факсиміле може використовуватися на підставі закону і без письмового погодження сторонами такої форми підпису та його зразків.

Втім, враховуючи роз’яснення у ЗІР від 08.10.2015 р.⁴, яке з’явилося після набрання чинності Законом України «Про електронну комерцію», задля мінімізації ризиків, ми все ж рекомендуємо не відмовлятися від погодження можливого використання факсиміле і його зразків у договорі. Це пов’язано з тим, що у вказаному роз’ясненні озвучується ще «стара» позиція контролюючих органів, за якої використання факсиміле є законним тільки, якщо погоджено сторонами. Втім, ми не виключаємо, що, якщо все ж факсиміле не було погоджено сторонами письмово, можна довести правомірність його використання на підставі закону.

Щодо використання у первинних документах підпису, прирівняного до власноручного, який також дозволено відповідно до внесених змін, то для розуміння його статусу та особливостей слід керуватися вимогами Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Зокрема, ст. 3 Закону України «Про електронний цифровий підпис» передбачає, що електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Більш детально про нововведення Закону України «Про електронну комерцію» читайте у нашому інформаційному листі від 17 листопада 2015 року.

Звертаємо Вашу увагу на те, що наведений вище коментар не є консультацією і пропонується з інформаційною метою. В конкретних ситуаціях рекомендується отримання повної фахової консультації.

Примітки:

¹Ми вважаємо, що у даному випадку йдеться про факсимільне відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання власноручного підпису особи.

²Вважаємо, що йдеться про електронний цифровий підпис в розумінні Закону України «Про електронний цифровий підпис».

³Ухвала Вищого адміністративного суду України від 10.03.2015 р. у справі № К/800/61138/13, Ухвала Вищого адміністративного суду України від 06.07.2015 р. у справі № К/9991/42004/12.

⁴Роз’яснення із Загальнодоступної інформаційно-довідкової системи «ЗІР» від 08.10.2015 р. на питання «Чи може при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку, застосовуватись факсиміле?»: «… використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України».

З повагою,

Перегляди 6471