Аналитика

Первичные документы могут подписываться факсимиле или другим аналогом собственноручной подписи

18 ноября, 2015 Информационные письма

Законом Украины «Об электронной коммерции», который вступил в силу 30 сентября 2015 года, были, среди прочего, внесены изменения в Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» относительно возможности использования аналога собственноручной подписи. Теперь первичные и сводные учетные документы могут подписываться не только личной подписью, но и путем проставления «аналога собственноручной подписи [факсимиле]¹ или подписи, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи» [электронной цифровой подписи]².

То есть со вступлением в силу Закона «Об электронной коммерции» первичные документы могут также подписываться факсимиле или иным аналогом механического или иного копирования собственноручной подписи лица, принимающего участие в осуществлении хозяйственной операции.

Напомним, что возможность проставления факсимиле на первичных документах долгое время не регулировалась на законодательном уровне. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» предусматривал, что на первичных документах обязательно должна была находиться личная подпись лица, принимающего участие в осуществлении хозяйственной операции.

С учетом п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88 и ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины, использование факсимиле на первичных документах допускалось исключительно, если стороны³:

прямо согласовали возможность проставления факсимиле или другого аналога собственноручной подписи в письменной форме (в договоре или дополнительном соглашении) и
утвердили образцы аналогов собственноручных подписей.

Однако с внесением изменений в Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», факсимиле может использоваться на основании закона и без письменного согласования сторонами такой формы подписи и ее образцов.

Впрочем, учитывая разъяснения в Общедоступном информационно-справочном ресурсе («ЗІР») от 08.10.2015 г.⁴, которые появились после вступления в силу Закона Украины «Об электронной коммерции», с целью минимизации рисков, мы все же рекомендуем не отказываться от согласования возможного использования факсимиле и его образцов в договоре. Это связано с тем, что в указанном разъяснении озвучивается еще «старая» позиция контролирующих органов, при которой использование факсимиле является законным только, если согласовано сторонами. Впрочем, мы не исключаем, что, если все же факсимиле не было согласовано сторонами письменно, можно доказать правомерность его использования на основании закона.

Об использовании в первичных документах подписи, приравненной к собственноручной, которая также разрешена в соответствии с внесенными изменениями, то для понимания ее статуса и особенностей следует руководствоваться требованиями Закона Украины «Об электронной цифровой подписи».

В частности, ст. 3 Закона Украины «Об электронной цифровой подписи» предусматривает, что электронная цифровая подпись по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) в случае, если:

электронная цифровая подпись подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
во время проверки использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент проставления электронной цифровой подписи;
личный ключ лица, которое подписывает, соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

Более подробно о нововведениях Закона Украины «Об электронной коммерции» читайте в нашем информационном письме от 17 ноября 2015 года.

Обращаем Ваше внимание на то, что приведенный выше комментарий не является консультацией и предлагается в информационных целях. В конкретных ситуациях рекомендуется получение полной профессиональной консультации.

Примечания:

¹Мы считаем, что в данном случае речь идет о факсимильном воспроизведении подписи с помощью средств механического электронного или другого копирования собственноручной подписи лица.

²Считаем, что речь идет об электронной цифровой подписи в понимании Закона Украины «Об электронной цифровой подписи».

³Определение Высшего административного суда Украины от 10.03.2015 г. по делу № К/800/61138/13, Определение Высшего административного суда Украины от 06.07.2015 г. по делу № К/9991/42004/12.

⁴Разъяснение от Общедоступного информационно-справочного ресурса «ЗІР» от 08.10.2015 г. на вопрос «Может ли при оформлении первичных документов, которые являются основанием для налогового учета, использоваться факсимиле?»: «… использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов по письменному соглашению сторон, в котором содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, не нарушает законодательства Украины».

С уважением,

Просмотры 6413