Аналітика

Незважаючи на триваючий воєнний стан в Україні, всі роботодавці вимушені мати справу із веденням кадрового діловодства. Нагальними є питання запровадження дистанційної роботи, надання відпусток, запровадження простою, зміна істотних умов праці або звільнення працівників. Не менш важливим є питання належного ознайомлення працівників з кадровими документами. З огляду на те, що багато працівників роз’їхалися по території України або взагалі виїхали за кордон, більшість із цих дій здійснюються віддалено, що спричиняє певні проблеми в оформленні.

У даному матеріалі ми розглянемо, як роботодавець може спростити ведення кадрового діловодства в умовах воєнного стану та не порушити при цьому норми трудового законодавства.

Особливості, встановлені на період воєнного стану

Насамперед зазначимо, що з 24 березня 2022 року набув чинності Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон), яким встановлено особливості регулювання трудових відносин в умовах воєнного стану. Зокрема, ст. 7 Закону передбачено наступне:

«Стаття 7. Особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця

1. У період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці».

Звертаємо увагу, що дана норма не скасовує обов’язок роботодавця оформляти та зберігати кадрові документи протягом воєнного стану, а лише дозволяє робити це відповідно до власних правил. Іншими словами, роботодавець має максимально дотримуватися звичайних правил, встановлених трудовим законодавством, та лише у випадку необхідності відступати від них та діяти на власний розсуд.

Далі ми надаємо орієнтовний перелік того, що може зробити роботодавець з метою спрощення ведення кадрового діловодства. Отже, роботодавець може зробити наступне:

• призупинити на період дії воєнного стану ведення/оформлення певних документів. До таких документів можуть належати особові справи, особові картки П-2, журнали реєстрації та інші документи, ведення яких унеможливлено. Такі документи мають бути оформлені/заповнені після припинення воєнного стану;


• визначити спрощений порядок та засоби комунікації між працівником та роботодавцем (тобто подання будь-яких заяв працівником роботодавцю, ознайомлення працівників з документами роботодавця);


• призупинити чи обмежити використання печатки підприємства;


• обмежити або встановити спрощений порядок оформлення/отримання паперових копій всіх оформлених документів на період дії воєнного стану.

Аналіз статті 7 Закону

Як звертає увагу Міністерство економіки України у своєму коментарі до Закону, навіть при спрощенні кадрового діловодства «для забезпечення дотримання прав працівників обов’язковою залишається вимога до роботодавця стосовно ведення достовірного обліку виконаної працівником роботи та витрат на оплату праці».

Зазначимо, що такий обов’язок кореспондує ст. 30 Закону України «Про оплату праці» відповідно до якої:

«Роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку».

Як розуміти вимогу «ведення достовірного обліку виконаної роботи»? Скоріше йдеться все ж таки про облік робочого часу, а тому є важливим заповнення табелів обліку робочого часу.

2.

Як вбачається з процитованої вище норми Закону, можливість ведення спрощеного кадрового діловодства передбачена лише для підприємств, які перебувають у районах активних бойових дій. Наразі на рівні нормативного акту відсутній перелік районів активних бойових дій, а тому в такому випадку можна керуватись іншими нормативно визначеними переліками за аналогією.

Так, Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 06 березня 2022 року № 204-р було затверджено Перелік адміністративно-територіальних одиниць, на території яких надається допомога застрахованим особам в рамках Програми «єПідтримка». А нещодавно Міністерство з питань реінтеграції  тимчасово окупованих територій України затвердило та оновило Перелік територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні) відповідно до Наказу від 25 квітня 2022 року № 75. Зазначимо, що переліки територій у цих актах відрізняються.

Постає питання щодо можливості ведення спрощеного кадрового діловодства в інших районах, де активні бойові дії не ведуться, але в яких постійно зберігається загроза ракетного удару. Фактично у всіх підприємств України зараз може бути наявною необхідність спростити ведення кадрового діловодства, хоча б в розрізі ознайомлення працівників з кадровою документацією.

З огляду на це хочемо звернути увагу, що за останні роки законодавство, в тому числі трудове, було модернізовано у частині використання електронних документів. Навіть норми КЗпП, наприклад ст. 29 та 153 КЗпП, передбачають можливість обміну електронними документами між роботодавцем та працівником з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку.

Оскільки умови працевлаштування погоджуються між роботодавцем та працівником, сторони можуть погодити між собою й інші способи та правила комунікації та обміну кадровими документами. У такому випадку рекомендуємо викласти такі домовленості в окремій додатковій угоді, в якій чітко прописати, як буде здійснюватися обмін кадровими документами за допомогою засобів електронного зв’язку.

Рекомендуємо всім підприємствам задуматися про запровадження електронного кадрового документообігу і робити це не тільки в прив’язці до запровадження карантинних обмежень/воєнного стану. Електронний документообіг може зменшити адміністративне навантаження та забезпечити схоронність документів.

Оформлення спрощеного діловодства з трудових питань

В умовах воєнного стану найкращим варіантом буде закріпити чіткі правила спрощеного кадрового діловодства. Це можна зробити наступними способами:

...

Повний текст статті доступний лише передплатникам сайту.

Прокоментувати