Кадровое делопроизводство в период войны
Несмотря на продолжающееся военное положение в Украине, все работодатели вынуждены иметь дело с ведением кадрового делопроизводства. Неотложными являются вопросы введения дистанционной работы, предоставления отпусков, введения простоя, изменение существенных условий труда или увольнения работников. Не менее важен вопрос надлежащего ознакомления работников с кадровыми документами. Учитывая, что многие работники разъехались по территории Украины или вообще выехали за границу, большинство из этих действий осуществляются удаленно, что влечет за собой определенные проблемы в оформлении.
В данном материале мы рассмотрим, как работодатель может упростить ведение кадрового делопроизводства в условиях военного положения и не нарушить нормы трудового законодательства.
Особенности, установленные на период военного положения
В первую очередь отметим, что с 24 марта 2022 года вступил в силу Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (далее – Закон), которым установлены особенности регулирования трудовых отношений в условиях военного положения. В частности, ст. 7 Закона предусмотрено следующее:
«Статья 7. Особенности организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов у работодателя
1. В период действия военного положения порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда».
Обращаем внимание, что данная норма не отменяет обязанность работодателя оформлять и хранить кадровые документы во время военного положения, а только позволяет делать это в соответствии с собственными правилами. Другими словами, работодатель должен максимально соблюдать обычные правила, установленные трудовым законодательством, и только в случае необходимости отступать от них и действовать по своему усмотрению.
Далее мы предоставляем ориентировочный список того, что может сделать работодатель с целью упрощения ведения кадрового делопроизводства. Следовательно, работодатель может сделать следующее:
- приостановить на период действия военного положения ведение/оформление определенных документов. К таким документам могут относиться личные дела, личные карты П-2, журналы регистрации и другие документы, ведение которых невозможно. Такие документы должны быть оформлены/заполнены после прекращения военного положения;
- определить упрощенный порядок и средства коммуникации между работником и работодателем (т.е. подача любых заявлений работником работодателю, ознакомление работников с документами работодателя);
- приостановить или ограничить использование печати предприятия;
- ограничить или установить упрощенный порядок оформления/получения бумажных копий всех оформленных документов в период действия военного положения.
Анализ статьи 7 Закона
Как обращает внимание Министерство экономики Украины в своем комментарии к Закону, даже при упрощении кадрового делопроизводства «для обеспечения соблюдения прав работников обязательным остается требование к работодателю по поводу ведения достоверного учета выполненной работником работы и расходов на оплату труда».
Отметим, что такая обязанность корреспондирует ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда» согласно которой:
«Работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке».
Как понимать требование «ведения достоверного учета проделанной работы»? Скорее речь идет все же об учете рабочего времени, а потому важно заполнение табелей учета рабочего времени.
2.
Как следует из процитированной выше нормы Закона, возможность ведения упрощенного кадрового делопроизводства предусмотрена только для предприятий, которые находятся в районах активных боевых действий. В настоящее время на уровне нормативного акта отсутствует перечень районов активных боевых действий, поэтому в таком случае можно руководствоваться другими нормативно определенными перечнями по аналогии.
Так, Распоряжением Кабинета Министров Украины от 06 марта 2022 года № 204-р был утвержден Перечень административно-территориальных единиц, на территории которых предоставляется помощь застрахованным лицам в рамках Программы «еПоддержка». А недавно Министерство по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины утвердило и обновило Перечень территориальных общин, которые расположены в районе проведения военных (боевых) действий или которые находятся во временной оккупации, окружении (блокировке) в соответствии с Приказом от 25 апреля 2022 года № 75. Отметим, что перечни территорий в этих актах отличаются.
Возникает вопрос касательно возможности ведения упрощенного кадрового делопроизводства в других районах, где активные боевые действия не ведутся, но в которых постоянно сохраняется угроза ракетного удара. Фактически у всех предприятий Украины сейчас может иметься необходимость упростить ведение кадрового делопроизводства, хотя бы в разрезе ознакомления работников с кадровой документацией.
Учитывая это, хотим обратить внимание, что за последние годы законодательство, в том числе трудовое, было модернизировано в части использования электронных документов. Даже нормы КЗоТ, например ст. 29 и 153 КЗоТ предусматривают возможность обмена электронными документами между работодателем и работником с использованием определенных в трудовом договоре средств электронной связи.
Поскольку условия трудоустройства согласовываются между работодателем и работником, стороны могут согласовать между собой другие способы и правила коммуникации и обмена кадровыми документами. В таком случае рекомендуем выложить такие договоренности в отдельном дополнительном соглашении, в котором четко прописать, как будет производиться обмен кадровыми документами с помощью средств электронной связи.
Рекомендуем всем предприятиям задуматься о введении электронного кадрового документооборота и делать это не только в привязке к введению карантинных ограничений/военного положения. Электронный документооборот может уменьшить административную нагрузку и обеспечить сохранность документов.
Оформление упрощенного делопроизводства по трудовым вопросам
В условиях военного положения лучшим вариантом будет закрепить четкие правила упрощенного кадрового делопроизводства. Это можно сделать следующими способами:
...
Полный текст статьи доступен только подписчикам сайта.
МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
Закон об отпусках и других вопросах трудового законодательства: положения по-новому
ТОП-7 аргументов в споре с Фондом социальной защиты инвалидов
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ВОЕННОГО УЧЕТА И ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ ОБОРОНЕ, МОБИЛИЗАЦИОННОЙ ПОДГОТОВКЕ И МОБИЛИЗАЦИИ
Инструкция действий при проверках состояния военного учета
Инструкция действий при проверках Государственной службой по вопросам труда соблюдения законодательства о труде
Норматив рабочих мест для лиц с инвалидностью: должны ли придерживаться обособленные подразделения иностранных юридических лиц?
Введение очередного налога-взноса на фонд оплаты труда как демонстрация проблем с трудоустройством лиц с инвалидностью
Призывной возраст и бронирование призывников
Окончание карантина: действия работодателя
Новый Закон о коллективных соглашениях и договорах
БРОНИРОВАНИЕ ВОЕННООБЯЗАННЫХ РАБОТНИКОВ КРИТИЧЕСКИ ВАЖНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ
НОВЫЙ ПОРЯДОК ВОЕННОГО УЧЕТА: ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ РАБОТОДАТЕЛЮ