+ Слово должно быть в результатах поиска. - Исключение слова из результатов поиска. * Слово начинается/заканчивается на текст перед/после символа. ""Поиск слов в составе фразы.

 

Кадровое делопроизводство в период войны

авторы: Александр Шемяткин, Ярослава Ивасюк, Ирина Гочачко

19 мая, 2022 Эксклюзив

Несмотря на продолжающееся военное положение в Украине, все работодатели вынуждены иметь дело с ведением кадрового делопроизводства. Неотложными являются вопросы введения дистанционной работы, предоставления отпусков, введения простоя, изменение существенных условий труда или увольнения работников. Не менее важен вопрос надлежащего ознакомления работников с кадровыми документами. Учитывая, что многие работники разъехались по территории Украины или вообще выехали за границу, большинство из этих действий осуществляются удаленно, что влечет за собой определенные проблемы в оформлении.


В данном материале мы рассмотрим, как работодатель может упростить ведение кадрового делопроизводства в условиях военного положения и не нарушить нормы трудового законодательства.


Особенности, установленные на период военного положения


В первую очередь отметим, что с 24 марта 2022 года вступил в силу Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (далее – Закон), которым установлены особенности регулирования трудовых отношений в условиях военного положения. В частности, ст. 7 Закона предусмотрено следующее:


«Статья 7. Особенности организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов у работодателя


1. В период действия военного положения порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда».


Обращаем внимание, что данная норма не отменяет обязанность работодателя оформлять и хранить кадровые документы во время военного положения, а только позволяет делать это в соответствии с собственными правилами. Другими словами, работодатель должен максимально соблюдать обычные правила, установленные трудовым законодательством, и только в случае необходимости отступать от них и действовать по своему усмотрению.


Далее мы предоставляем ориентировочный список того, что может сделать работодатель с целью упрощения ведения кадрового делопроизводства. Следовательно, работодатель может сделать следующее:


  • приостановить на период действия военного положения ведение/оформление определенных документов. К таким документам могут относиться личные дела, личные карты П-2, журналы регистрации и другие документы, ведение которых невозможно. Такие документы должны быть оформлены/заполнены после прекращения военного положения;

  • определить упрощенный порядок и средства коммуникации между работником и работодателем (т.е. подача любых заявлений работником работодателю, ознакомление работников с документами работодателя);

  • приостановить или ограничить использование печати предприятия;

  • ограничить или установить упрощенный порядок оформления/получения бумажных копий всех оформленных документов в период действия военного положения.


Анализ статьи 7 Закона


Как обращает внимание Министерство экономики Украины в своем комментарии к Закону, даже при упрощении кадрового делопроизводства «для обеспечения соблюдения прав работников обязательным остается требование к работодателю по поводу ведения достоверного учета выполненной работником работы и расходов на оплату труда».


Отметим, что такая обязанность корреспондирует ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда» согласно которой:


«Работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке».


Как понимать требование «ведения достоверного учета проделанной работы»? Скорее речь идет все же об учете рабочего времени, а потому важно заполнение табелей учета рабочего времени.


2.


Как следует из процитированной выше нормы Закона, возможность ведения упрощенного кадрового делопроизводства предусмотрена только для предприятий, которые находятся в районах активных боевых действий. В настоящее время на уровне нормативного акта отсутствует перечень районов активных боевых действий, поэтому в таком случае можно руководствоваться другими нормативно определенными перечнями по аналогии.


Так, Распоряжением Кабинета Министров Украины от 06 марта 2022 года № 204-р был утвержден Перечень административно-территориальных единиц, на территории которых предоставляется помощь застрахованным лицам в рамках Программы «еПоддержка». А недавно Министерство по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины утвердило и обновило Перечень территориальных общин, которые расположены в районе проведения военных (боевых) действий или которые находятся во временной оккупации, окружении (блокировке) в соответствии с Приказом от 25 апреля 2022 года № 75. Отметим, что перечни территорий в этих актах отличаются.


Возникает вопрос касательно возможности ведения упрощенного кадрового делопроизводства в других районах, где активные боевые действия не ведутся, но в которых постоянно сохраняется угроза ракетного удара. Фактически у всех предприятий Украины сейчас может иметься необходимость упростить ведение кадрового делопроизводства, хотя бы в разрезе ознакомления работников с кадровой документацией.


Учитывая это, хотим обратить внимание, что за последние годы законодательство, в том числе трудовое, было модернизировано в части использования электронных документов. Даже нормы КЗоТ, например ст. 29 и 153 КЗоТ предусматривают возможность обмена электронными документами между работодателем и работником с использованием определенных в трудовом договоре средств электронной связи.


Поскольку условия трудоустройства согласовываются между работодателем и работником, стороны могут согласовать между собой другие способы и правила коммуникации и обмена кадровыми документами. В таком случае рекомендуем выложить такие договоренности в отдельном дополнительном соглашении, в котором четко прописать, как будет производиться обмен кадровыми документами с помощью средств электронной связи.


Рекомендуем всем предприятиям задуматься о введении электронного кадрового документооборота и делать это не только в привязке к введению карантинных ограничений/военного положения. Электронный документооборот может уменьшить административную нагрузку и обеспечить сохранность документов.


Оформление упрощенного делопроизводства по трудовым вопросам


В условиях военного положения лучшим вариантом будет закрепить четкие правила упрощенного кадрового делопроизводства. Это можно сделать следующими способами:


...

 

Полный текст статьи доступен только подписчикам сайта.

Просмотры 528

МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Новый Закон об усилении защиты прав работников: что изменилось? 15 июня, 2022    237

Есть ли у работодателя обязанность сохранять за добровольцем территориальной обороны место работы и средний заработок? 27 апреля, 2022    725

Обязанности работодателя при мобилизации работников 06 апреля, 2022    929

Касательно бронирования военнообязанных работников в период военного положения 28 марта, 2022    26374

Изменения в трудовом законодательстве: как ограничили права работников и поможет ли это работодателям? 24 марта, 2022    1646

Простой на предприятии 16 марта, 2022    739

Общая мобилизация: что это значит для работодателей? 09 марта, 2022    4503

Кто такое должностное лицо: новый подход судебной практики 30 декабря, 2021    533

Действительно ли военный учет стал обязательным для женщин? 24 декабря, 2021    4608

Е-листки нетрудоспособности: заметны ли улучшения? 23 сентября, 2021    480

Электронные листки нетрудоспособности будут действовать уже с 01 мая 30 апреля, 2021    1865

Спросите юриста: какие льготы предусмотрены работникам за работу с вредными условиями труда? 22 апреля, 2021    3647

Прокомментировать