Недоліки оформлення первинних документів як підстава для визнання господарських операцій нереальними. Останні тенденції судової практики і наші рекомендації

02 червня, 2014 Ексклюзив

Останні тенденції судової практики у спорах щодо так званих нікчемних правочинів, а також інших податкових спорів свідчать про особливу увагу судів до їхнього документального оформлення.

Найчастіше суди першої та апеляційної інстанцій зводять процес дослідження реальності господарських операцій до перевірки комплектності документів, а також повноти заповнення всіх обов’язкових реквізитів документів. При цьому виявлені недоліки в оформленні первинної документації найчастіше лягають в основу висновків про нібито нереальність операцій і, як наслідок, відмови в задоволенні позову платника податків. Варто відзначити, що недоліки всього в декількох документах суди вважають достатнім для визнання нереальності всіх оспорюваних господарських операцій.

Нам складно погодитися з таким підходом судів. Але оскільки така практика існує, ми вважаємо за доцільне звернути Вашу увагу на типові недоліки документального оформлення, які потенційно можуть лягти в основу негативного судового рішення з податкового спору, з метою запобігання виникнення таких ситуацій в майбутньому:

  • неузгодженість даних у первинних документах. Суди звертають увагу на узгодженість в договорах і первинних документах таких реквізитів, як дата, сума, найменування товару/ послуги, одиниці виміру, кількість товару товару/ суть послуг, інше. Варто згадати про важливість вказівки в первинних документах реквізитів саме тих договорів, на реалізацію яких вони видані;
  • неможливість ідентифікувати особу-підписанта первинних документів як з боку постачальника, так і з боку покупця. Як наслідок –  висновок судів про фактичне невручення товарів/ ненадання послуг. Типові передумови для таких висновків:
    • відсутність підпису сторони;
    • відсутність печатки1 (якщо товар приймався не по довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей (далі – “ТМЦ”) – для цілей документування господарських операцій з товаром);
    • відсутність вказівки на реквізити довіреності для отримання ТМЦ, а також відсутність копії такої довіреності або журналу реєстрації довіреностей – для цілей документування господарських операцій з товаром;
    • не вказано ПІБ особи-підписанта, особливо з боку одержувача товару/ послуги;
    • не зазначена посада особи-підписанта, особливо з боку одержувача товару/ послуги.
  • різні підписи на документах від імені однієї і тієї ж особи. Хоча судді не є експертами в почеркознавстві, а також не призначають відповідних експертиз, істотна відмінність у виконанні підпису від імені однієї і тієї ж особи на різних документах викликає у суддів сумнів щодо їх автентичності;
  • відсутність обов’язкових реквізитів у первинних документах, які складені за результатами господарської операції – одна з найпоширеніших підстав для визнання господарської операції нереальною. При цьому такі претензії стосуються як первинних документів безпосередньо по розглянутій угоді, так і документів щодо руху розглянутого товару (транспортування, зберігання, подальше використання у господарській діяльності, інше).

Узагальнений перелік вимог до обов’язкових реквізитів первинних документів:2

  • назва документа (форми);
  • дата і місце складання;
  • найменування підприємства, установи, від імені якого складено документ;
  • суть та обсяг господарської операції;
  • одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/ або вартісному вираженні);
  • посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий чи електронний підпис, або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції;
  • печатка (у разі необхідності).

Деякі види первинних документів можуть вимагати заповнення додаткових реквізитів.

  • особливості заповнення товарно-транспортних накладних (далі – “ТТН”). Відмітимо, правильне заповнення ТТН має значення не тільки для підтвердження реальності транспортно-експедиційних послуг, а й для операцій з товарами. Так, незважаючи на те, що ТТН не є первинним документом для цілей господарської операції з купівлі-продажу товару3, саме оформлення ТТН стало для багатьох платників податків наріжним каменем в податкових спорах.

При отриманні примірника ТТН4, варто звернути увагу на наступні типові недоліки в їх оформленні:

  • місце розвантаження товару в ТТН має відповідати місцю поставки в договорі;
  • реквізит «місце розвантаження» рекомендуємо заповнювати чітко і з зазначенням повної адреси. Наприклад, заповнення місця розвантаження як «місто N» не є достатнім;
  • відсутні такі реквізити як «номер», «дата», «прізвище водія», підпис та печатки вантажоодержувачів;
  • неповне заповнення реквізиту «Відомості про вантаж» – заповненню підлягають всі дані, включаючи масу, найменування, ціну, суму ПДВ, товарно-супровідні документи, інше;
  • тоннаж товару за ТТН не повинен перевищувати вантажопідйомність автомобіля (наприклад, КАМАЗ вантажопідйомністю 20 тон не може за один раз перевезти 60 тон).

Детальніше про правила оформлення товарно-транспортних накладних читайте тут.

  • заповнення реквізиту «призначення платежу» в платіжних документах також у полі зору судів. Відповідно, оформлюючи платежі, слід подбати про належне і найретельніше заповнення реквізитів платіжних документів5;
  • відсутність документів, отримання яких від контрагента прямо передбачено в договорі. Серед таких документів, як правило, зустрічаються рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, документи на підтвердження якості товару та інше. Необхідно або забезпечувати отримання і зберігання кожного з зазначених у договорі документів, або переглянути умови договорів, вилучивши звідти положення про ті документи, які на практиці не надаються;
  • відсутність документів на підтвердження якості товару, якщо це застосовно відповідно до законодавства;
  • неякісні копії документів також можуть послугувати підставою для висновків суду про наявність недоліків в документарному оформленні господарських операцій та відмови в задоволенні позовних вимог.

Підсумовуючи вищевикладене, через формальний підхід судів до документального оформлення господарських операцій, відсутність документа або будь-який недолік в його оформленні потенційно може стати підставою для відмови в позові платника податків у спорі з податковим органом.

Отже, крім процедур з відбору контрагентів, рекомендуємо окремо ввести процедуру моніторингу комплектності, повноти і правильності заповнення первинних документів як з боку постачальника, так і з боку покупця.

Звертаємо Вашу увагу на те, що наведений вище коментар не є консультацією і пропонується в інформаційних цілях. У конкретних ситуаціях рекомендується отримання повної професійної консультації.

Примітки:
1Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» від 15.04.2014 року скасовано проставлення печатки як обов’язковий реквізит документів. Відповідні зміни набудуть чинності через шість місяців з моменту офіційного опублікування 06.11.2014 р., згідно з даними www.rada.gov.ua.

2Згідно з положеннями ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року № 88.

3Лист Міністерства доходів і зборів України від 19.09.13 р. № 11569/6/99-99-22-01-03-15/1128.

4Згідно п. 11.6 Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні (затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 р. № 363) один з примірників ТТН повинен залишатися в одержувача вантажу. Тому необхідно забезпечити отримання примірника ТТН, а також відстежувати повноту та правильність його заповнення з поставок на умовах СРТ Інкотермс, або інших умовах, які передбачають процес транспортування товару до місця призначення (навіть якщо транспортування відбувається за рахунок постачальника).

5Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена Постановою Національного банку України від 21.01.2004 року № 22.

З повагою,

© ТОВ «КМ Партнери», 2014

Перегляди 8178

МАТЕРІАЛИ ПО ТЕМІ

Первинні документи можуть підписуватися факсиміле чи іншим аналогом власноручного підпису 18 листопада, 2015    1956

З 14 січня 2014 року почала діяти нова форма товарно-транспортної накладної 12 лютого, 2014    4699

Прокоментувати